Mengapa Event Organizer dibutuhkan perusahaan?
Seperti yang sudah disebutkan banyak artikel, Event Organizer bukan hanya diperlukan untuk kepentingan pribadi, melainkan juga untuk kelompok seperti perusahaan dan institusi pemerintahan. Mengandalkan EO akan membantu pihak-pihak tersebut untuk:
1. Mengendalikan anggaran
EO berpengalaman pastinya tahu cara mengelola anggaran yang diberikan klien maupun memberikan rekomendasi bujet yang sebaiknya dialokasikan. Bagi perusahaan, kemampuan ini sangat membantu mereka karena mereka kadang kurang mengetahui biaya yang harus dikeluarkan. Hal tersebut akan memudahkan perusahaan menemukan vendor hingga menentukan partisipan yang akan diundang. Jadi, kedua belah pihak sama-sama diuntungkan.
2. Memperhatikan detail
Kemampuan lainnya yang paling diandalkan perusahaan saat menyewa jasa EO adalah atensi terhadap detail (detail-oriented). Bagi klien, skill Event Organizer yang satu ini sangat mempengaruhi kelancaran acara dan kenyamanan tamu yang diundang. Penyelenggara profesional tanpa diminta pun akan selalu memastikan detail-detail dalam permintaan klien terpenuhi. Entah itu dalam konsep acara, pemilihan staf, hingga hal-hal yang tak diizinkan masuk venue.
3. Melakukan negosiasi
Ada kalanya perusahaan membutuhkan bantuan pihak ketiga untuk melakukan negosiasi. EO adalah salah satu partner kerja yang acap kali diandalkan. Pasalnya mereka sudah terbiasa tawar-menawar dengan vendor maupun supplier dalam menyepakati harga. Hal ini mencakup produk yang disediakan di acara. Kesepakatan yang diambil mungkin tak selalu memenuhi keinginan perusahaan, tetapi setidaknya memudahkan mereka mendapatkan vendor yang diincar lewat bantuan Event Organizer.
4. Mengusung tema sesuai
Ketika perusahaan atau institusi pemerintah mengincar audiensi baru, mereka juga membutuhkan panduan menemukan tema yang sesuai untuk acara. EO menjadi jembatan yang akan menghubungkan kebutuhan mereka dengan targetnya. Dalam tahap ini, orang-orang dari EO akan memberikan sejumlah saran konsep maupun tema yang sesuai. Selain itu, EO juga membimbing perusahaan mendekati audiensi supaya tak terlalu kaku.
5. Memiliki fleksibilitas
Selanjutnya, fleksibilitas jadi alasan kuat yang membuat EO dihubungi perusahaan untuk menangani acara yang hendak diselenggarakan. Event Organizer di Jakarta bisa dijadikan sebagai contoh karena mereka menangani klien di pusat pemerintahan dengan mobilitas tinggi. Kecekatan mereka dalam mendapatkan tempat hingga vendor hampir tak mengecewakan. Selain itu, EO membantu perusahaan memilah kebutuhan untuk acaranya.
6. Mengurangi beban dan stres
Mengurus event tak dipungkiri bisa mengundang tekanan tersendiri bagi staf yang terlibat. Daripada menciptakan masalah gara-gara staf jatuh sakit, perusahaan akhirnya memilih untuk menggunakan jasa EO untuk mengurangi beban pekerjaan maupun stres. Dengan demikian, para staf mempunyai bantuan, sehingga pekerjaan utama mereka tidak diabaikan. Alhasil acara yang direncanakan pun berjalan lancar dan minim gangguan.
7. Mengelola waktu
Merencanakan acara skala besar memakan waktu yang panjang, tetapi perusahaan kadang tak bisa meluangkannya karena punya jadwal kegiatan padat. Kehadiran Event Organizer dianggap membantu karena kemampuan mereka dalam mengatur waktu sudah terpercaya. Staf perusahaan tak selalu harus ikut pihak EO mendatangi vendor maupun venue dan mempercayakan mereka selama sesuai jadwal yang telah disepakati bersama.
8. Memberi saran profesional
Perusahaan yang kali pertama menyelenggarakan event besar umumnya memerlukan bantuan untuk mengatur kelangsungan acara. Menggunakan layanan jasa EO merupakan salah satu solusi yang bisa diambil untuk menghindari kesalahan. Pasalnya, EO yang punya jam terbang tinggi akan secara sukarela memberikan saran profesional. Apalagi kalau perusahaan yang bersangkutan langsung menyewa EO yang sudah dikelola orang-orang bereputasi baik di bidangnya.
9. Membantu pemasaran
Sejumlah klien yang memakai jasa Event Organizer terbaik di Jakarta untuk meningkatkan efektivitas pemasaran mereka, terutama saat melakukan launching produk. Pihak EO akan memastikan setiap detail yang dimasukkan ke dalam acara menunjang kebutuhan tersebut. Sehingga para undangan akan mengingat produk yang diperkenalkan tanpa dipaksa. Perusahaan tak jarang mendapatkan koneksi tambahan dari EO yang akan memudahkan promosi di kemudian hari.
Dari pemaparan di atas, dapat disimpulkan bahwa EO memegang peranan penting dari sekadar partner penyelenggaraan acara. Dari mereka, perusahaan akan mendapatkan branding terbaik, layanan yang memuaskan, hingga lancarnya penyampaian informasi maupun peluncuran produk. Di sisi lain, klien pun harus cermat dalam memilih Event Organizer supaya acara mereka terhindar dari berbagai kendala.
