Ingin mengadakan suatu Event Running, anda dapat mengadakan sebuah event yang tepat dengan cara mempersiapkan segala keperluan Pra Event dan Pasca Event.
Apa saja itu , mari kita bahas :
1. Registrasi
Akses dalam registrasi meliputi pendaftaran offline (secara manual) atau online (melalui internet). Untuk registrasi online, biasanya melalui webpage penyelenggara lomba atau melalui komunitas online seperti steelytoe yang mencakup registrasi online dan fasilitas pembayaran biaya lomba (jika ada biaya perlombaan).
2. Tanggal dan Waktu Perlombaan
Tanggal perlombaan biasanya ditentukan pada hari Sabtu, Minggu atau hari libur nasional agar banyak peserta yang bias ikut serta. Waktu perlombaan lebih baik dipagi hari pada saat area disekitar perlombaan masih sepi. Jika perlombaan diadakan di malam hari pada saat jalan sudah terbebas dar ikendaraan, besar kemungkinan peserta tidak akan banyak karena tidak ingin mengorbankan waktu tidurnya untuk berlomba.
3. Menentukan Jarak Lintasan (track) dan Area lomba
Semakin pendek jarak lintasannya akan semakin banyak peserta yang mendaftar. Contoh: lomba lari 5 Km lebih bisa diselesaikan peserta dibanding lomba lari berkategori marathon yang jaraknya mencapai 42 km. Semakin jauh jarak lintasnya, maka akan semakin luas lokasi yang diperlukan agar memadai dan tidak mengganggu aktifitas umum disekitarnya.
4. Hadiah Perlombaan
Prestasi seseorang dari suatu perlombaan adalah hadiah yang didapat ketika menyelesaikan perlombaan tersebut. Inilah hal yang selalu dicari-cari dalam setiap perlombaan. Hadiah yang diberikan sangat bervariasi dimulai dari medali atau kaos yang diberikan kepada semua peserta yang berhasil menyelesaikan lomba. Hal ini akan memberikan kebanggaan dan kenangan indah atas perlombaan yang telah diselesaikan. Desain medali atau kaos yang unik dan menarik akan selalu dikejar oleh peserta lomba.
5. Informasi Seputar Perlombaan
Setelah mendaftar, calon lomba harus mendapatkan informasi yang tepat. Tempat dan waktu pengambilan racepack, kontak person in charge jika ada hal-hal yang ingin ditanyakan, dan yang terpenting, lokasi dan waktu dimulainya pertandingan. Informasi ini biasanya disampaikan melalui email sesaat setelah peserta melakukan pembayaran, contohnya pada aplikasi steelytoe, email akan terkirim secara otomatis kepada peserta yang telah sukses melakukan pembayaran.
6. Promosi
Perlombaan dengan hadiah fantastis tanpa adanya peserta tidak akan dapat berjalan. Bagaimana agar semua orang tahu akan kehadiran sebuah perlombaan? Promosi ditentukan dari besarnya dana. Beriklan di koran, televise dan radio, akan membantu mempromosikan event yang anda adakan dan akan cepat terdengar oleh masyarakat luas. Tetapi bukan berarti promosi akan berhasil hanya karena beriklan di tiga media tersebut. Jika dan tidak memungkinkan, promosi yang paling mudah dan murah adalah melalui facebook, twitter, steelytoe dan media sosial lainnya.
7. Persiapan Sebelum Perlombaan (pre race preparation)
Perlombaan yang baik memerlukan persiapan yang matang. Setelah adanya sejumlah peserta, hari, tempat, waktu, lintasan yang dilombakan, berikutnya mempersiapkan hal-hal sebelum hari perlombaan. Perizinan sangat diperlukan dimana pun suatu perlombaan diadakan. Race master harus meminta ijin untuk melaksanakan lomba walaupun lokasi yang dipakai berada di pedalaman atau digunung, kecuali dalam skala yang sangat kecil, misalkan 10 orang. Untuk perlombaan yang beresiko besar seperti kategori ultra atau jarak jauh, akan lebih baik jika disediakan fasilitas asuransi bagi peserta lomba dan penataran (briefing) sebelum lomba.
8. Informasi Peserta
Setelah registrasi ditutup, kaos dan nomor peserta akan dicetak sesuai dengan nama peserta yang terdaftar. Setiap racepack dilengkapi dengan peta lintasan lomba dan informasi penting seputar perlombaan, seperti depot air minum, tempat parkir, tempat registrasi ulang, toilet, titik mulai dan akhir. Informasi ini diupayakan supaya peserta mempunyai gambaran sebelum perlombaan dimulai.
9. Sukarelawan
Sering kali dalam perlombaan kita melihat teman-teman yang memberikan air minum, mengarahkan lintasan lari, membagikan medali, membagikan buah, menyemangati pelari dan masih banyak hal lainnya yang mereka lakukan untuk peserta. Mereka semua disebut marshall, kadang sebagian dari mereka adalah sukarelawan yang ikut terjun membantu tanpa pamrih dalam perlombaan. Marshall sukarelawan ini tidak lain adalah teman-teman kita yang tidak ikut perlombaan tetapi membantu dalam penyelenggaraan lomba dan merupakan salah satu bagian yang sangat penting dari sebuah lomba.
10. Fasilitas di Titik Mulai Perlombaan (Starting Point)
Fasilitas di sekitar area perlombaan, disediakan beberapa fasilitas untuk peserta, diantaranya penyimpanan barang pribadi (jika memungkinkan), kios registrasi dan toilet. Pada harinya perlombaan, jika perlombaan diadakan di jalan raya maka jalan-jalan harus sudah bebas dari kendaraan, para marshall dan tim medis sudah siap ditempat dan penunjuk jalan sudah ada pada tempatnya masing-masing. Untuk registrasi ulang, peserta yang datang akan diarahkan ke kios registrasi ulang dan juga disediakan kios pengambilan racepack bagi peserta yang belum mengambil racepacknya.
11. Permulaan Lomba
Pembukaan dari sebuah lomba biasanya dimulai dari kata sambutan dari tamu kehormatan. Untuk menghangatkan suasana, anda dapat menghadirkan MC agar dapat lebih memeriahkan acara dan memicu semangat para peserta yang bersiap siaga di garis awal. Perlombaan yang terdiri dari beberapa kategori jarak lintasan lomba, harus diberi jarak waktu mulai agar jalan yang dilalui tidak terlalu padat.
12. Air minum
Dalam jarak tertentu disediakan depot air minum untuk peserta agar tidak dehidrasi, terutama untuk jarak lintasan yang sangat jauh, penyediaan air di tengah teriknya matahari sangat dibutuhkan oleh tubuh.
13. Dokumentasi
Untuk mendokumentasikan acara,sediakan seksi dokumentasi di beberapa titik lintasan agar dapat mengabadikan momen-momen peserta, terutama pada saat mulai dan penyelesaian lomba. Peserta yang sangat suka berfoto akan bergaya dengan sendirinya di depan kamera.
14. Post Race Bazaar
Peserta yang telah menyelesaikan perlombaan dapat diarahkan ketempat istirahat dimana terdapat sesi berfoto bersama dan berbelanja di area bazaar bersambil menunggu batas waktu penentuan perlombaan. Bazaar yang tersedia disarankan berhubungan dengan kegiatan perlombaan, misalkan peralatan olahraga lari dan minuman suplemen. Bazaar juga dapat dilengkapi dengan music baik dari audio maupun live.
15. Podium dan Hadiah
Di akhir perlombaan, akan diumumkan pemenang lomba dan penyerahan hadiah di podium yang telah disediakan.
16. Penutupan Perlombaan
Setelah semua berakhir, sebagian besar hasil dokumentasi meliputi foto, pencatatan waktu finish setiap peserta akan diunggah secara online agar dapat dilihat oleh masyarakat umum. Peserta dapat mengunduh foto dirinya dan melihat pencatatan waktunya di halaman Steelytoe.
Keberhasilan dari sebuah acara lomba tidak hanya semata-mata berkaitan dengan komersial tetapi juga dari pengabdian dan profesionalisme dalam olahraga yang dilombakan. Kecintaan dan hasrat akan olahraga menjadi pendorong untuk mengadakan acara lomba yang lebih baik. Semoga panduan singkat ini dapat bermanfaat bagi siapa saja yang ingin mengadakan perlombaan.
